Košarica (0)
  • Vaša košarica je trenutno prazna

NEOSERV BLOG

Novice in nasveti iz sveta domen, gostovanja, SSL certifikatov, spletnih strani, spletnih trgovin in ostalih področij spleta.

Vsakodnevno prejemanje in pošiljanje večjega števila e-poštnih sporočil lahko hitro zapolni vaš e-poštni predal. Še posebej hitro do tega pride, če sporočila vključujejo priponke. Ena izmed rešitev je redno brisanje sporočil, vendar se temu najverjetneje želite izogniti, saj nikoli ne veste, kdaj vam bo katero od starejših sporočil še prišlo prav.

Če uporabljate e-poštni odjemalec Outlook ali Thunderbird, vam je na voljo prijaznejša rešitev. Oba odjemalca namreč ponujata možnost arhiviranja e-sporočil. Z uporabo arhiviranja boste poskrbeli za boljši nadzor nad e-pošto, obenem pa boste tudi sprostili prostor na strežniku.

V nadaljevanju preverite, kako arhiviranje e-sporočil poteka v Microsoftovem Outlooku in kako v Mozillinem Thunderbirdu.

  1. Arhiviranje e-pošte v Outlook
  2. Arhiviranje e-pošte v Thunderbird

1. Arhiviranje e-pošte v Outlook

Z uporabo arhiviranja boste e-sporočila prenesli lokalno na svoj računalnik oziroma na napravo, kjer imate nameščen Outlook. Na ta način boste sprostili prostor na strežniku, obenem pa obdržali dostop do vseh arhiviranih sporočil.

Sporočila lahko arhivirate ročno ali samodejno. Nastavite lahko, katera sporočila ali mape arhivirati, kam jih shraniti ter koliko stara morajo biti sporočila, preden se premaknejo v arhiv.

  1. Odprite Outlook in pojdite v nastavitve, kjer lahko starejša sporočila prestavite v arhiv:
    • Outlook 2013: File -> Info -> Cleanup Tools -> Archive…
    • Outlook 2016: File -> Info -> Tools -> Clean Up Old Items…

Outlook – arhiviranje e-pošte

Arhiviranje in samodejno shranjevanje morda ne bosta na voljo, če se vaš e-poštni račun poveže z Exchange strežnikom. Možno je tudi, da vaše podjetje uporablja nastavitve za shranjevanje e-pošte, ki onemogočajo samodejno arhiviranje. V tem primeru se obrnite na skrbnika sistema.

  1. Kliknite na Archive this folder and subfolders in izberite mapo, ki jo želite arhivirati.

Outlook – nastavitev arhiviranja e-pošte

  1. Pri nastavitvi Archive items older than določite, koliko stara sporočila boste prestavili v arhiv.
  2. Obkljukajte možnost Include items with “Do not AutoArchive” checked, če želite omogočiti arhiviranje sporočil oziroma map, ki so izvzete iz samodejnega arhiviranja.
  3. Kliknite OK.

Ko bo arhiviranje zaključeno, bodo e-sporočila iz mape Inbox in pripadajočih podmap odstranjena. Do njih nato dostopate s klikom na Archives v levem meniju odjemalca Outlook.

Kot že omenjeno, Outlook omogoča tudi samodejno arhiviranje e-sporočil. Nastavitve funkcije, imenovane AutoArchive, lahko poljubno urejate.

  1. Kliknite na File -> Options -> Advanced.
  2. Pod AutoArchive izberite AutoArchive Settings.

Outlook – nastavitve AutoArchive

  1. Pri Run AutoArchive every n days določite, kako pogosto naj se funkcija samodejnega arhiviranja zažene. Poljubno določite še preostale nastavitve, npr. da Outlook stara sporočila izbriše (in ne arhivira).

Če želite s funkcijo samodejnega arhiviranja upravljati na nivoju posamezne mape, v levem meniju, kjer se nahajajo mape, z desnim miškinim gumbom kliknite na izbrano mapo (npr. na Prejeto) in izberite Properties. Nato pod AutoArchive uredite želene nastavitve arhiviranja.

2. Arhiviranje e-pošte v Thunderbird

E-poštni odjemalec Thunderbird omogoča ročno arhiviranje e-poštnih sporočil, medtem ko samodejno kreiranje arhiva ni mogoče. Določite lahko, ali bo arhiv ostal dostopen na strežniku ali ga boste ustvarili lokalno. Glede na to, da je osnovni namen arhiviranja e-sporočil prihranek prostora na strežniku, vam bomo v nadaljevanju prikazali, kako sporočila arhivirate na lokalno napravo.

  1. Odprite Thunderbird in se pomaknite v Tools -> Options -> Account Settings.

Thunderbird – Account Settings

  1. Odprlo se vam bo novo okno, v katerem na levi strani izberite Copies & Folders.
  2. Pri nastavitvah Message Archives obkljukajte možnost Keep message archives in ter nato pri “Archives” Folder on izberite Local Folders.

Thunderbird – nastavitev arhiviranja e-pošte

  1. S klikom na gumb Archive options… lahko določite še strukturo, kako naj bodo organizirane mape arhiva (ena mapa, po letih, po mesecih).
  2. Kliknite OK.

Zdaj ko imate urejene nastavitve za arhiviranje, lahko želena sporočila prestavite v lokalni arhiv ter s tem privarčujete pri prostoru na strežniku. Označite poljubna sporočila in v zgornjem delu odjemalca Thunderbird kliknite na gumb Archive oziroma pritisnite tipko A na tipkovnici.

KOMENTARJI

KOMENTIRAJTE OBJAVO

(obvezno)
(obvezno, e-poštni naslov bo skrit)
(neobvezno)
Varnostno vprašanje, ki potrdi, da ste resnična oseba.